Las dietas y los gastos de locomoción son compensaciones que las empresas abonan a sus trabajadores para cubrir costes derivados de desplazamientos laborales. Su correcta gestión es clave para evitar contingencias fiscales y laborales. A continuación, explicamos cómo funcionan, qué importes están exentos de IRPF, cómo reflejarlos en nómina y contabilidad, qué documentos justificativos son necesarios y consideraciones contables y fiscales.
¿Qué son las dietas y los gastos de locomoción?
- Dietas: Cantidades destinadas a cubrir gastos de manutención (comidas) y estancia (alojamiento) cuando el trabajador se desplaza fuera de su centro habitual.
- Locomoción: Compensación por gastos de transporte, ya sea mediante billetes de transporte público o kilometraje en vehículo propio.
Estas asignaciones tienen carácter compensatorio, no retributivo, siempre que cumplan los requisitos legales.
Límites Exentos de IRPF y cómo reflejarlos en nómina y contabilidad
Para que las dietas y gastos estén exentos de tributación, deben cumplir los límites fijados por la Agencia Tributaria y reflejarse correctamente en la nómina y en la contabilidad.
| Concepto | Importe Exento España | Importe Exento Extranjero |
| Manutención con pernocta | 53,34 € / día | 91,35 € / día |
| Manutención sin pernocta | 26,67 € / día | 48,08 € / día |
| Kilometraje vehículo propio | 0,26 €/km + peajes/aparcamientos | |
| Alojamiento | Factura justificada | Factura justificada |
Importante:
- Si se abonan como importe fijo sin justificación, cotizan y tributan como salario.
- Los importes que superen los límites exentos se consideran retribución salarial y deben contabilizarse en la Cuenta 640 (Sueldos y salarios).
- Las cantidades dentro de los límites y con carácter compensatorio se registran en la Cuenta 649 (Otros gastos sociales).
- Las dietas exentas deben declararse en el Modelo 190.
Documentos justificativos necesarios
Para mantener la exención y cumplir con la normativa, cada gasto debe estar respaldado por documentación:
| Manutención (comidas): | Factura del restaurante con fecha, importe y datos del trabajador o empresa. |
| Alojamiento | Factura del hotel a nombre del trabajador o de la empresa. |
| Locomoción | – Billetes de transporte público (tren, avión, autobús). – Para el uso de vehículo propio: registro detallado en hoja de cálculo (fecha, recorrido, kilómetros) y justificantes de peajes y estacionamientos. |
| Otros gastos | Cualquier gasto adicional debe estar justificado con factura o ticket. |
Aunque no es obligatorio conservar cada ticket de comida dentro de los límites de manutención, la empresa debe acreditar día, lugar y motivo del desplazamiento. Esta justificación es imprescindible para la exención fiscal.
4. Buenas prácticas para evitar riesgos
- Ajustar dietas a los días reales de desplazamiento.
- Digitalizar la gestión de gastos para garantizar trazabilidad.
- Conservar justificantes durante el plazo legal (4 años).
- Comunicar dietas exentas a la Seguridad Social mediante fichero CRA.
Conclusión
Las dietas y gastos de locomoción son una herramienta fiscal útil, pero requieren una gestión rigurosa. Cumplir con los límites, justificar los gastos y reflejarlos correctamente en nómina y contabilidad evitará sanciones y optimizará la carga fiscal de la empresa.
