En los últimos meses, la Agencia Tributaria y la Inspección de Trabajo han establecido criterios más estrictos respecto a la documentación necesaria para acogerse a la exención de las dietas y gastos por desplazamientos laborales. Estos cambios afectan directamente a los requisitos formales de justificación que las empresas deben cumplir para que dichos gastos mantengan su carácter exento.
¿Qué está cambiando exactamente?
El requisito que ahora exigen los inspectores es simple pero inflexible: todas las facturas de gastos por desplazamiento deben incluir el nombre completo del trabajador.
Esto aplica específicamente a:
- Facturas de hotel/alojamiento;
- Tickets de restaurantes y manutención;
- Billetes de transporte (avión, tren, etc.)
La ausencia de esta identificación individual se interpreta como falta de justificación, conllevando que esas dietas pasen a considerarse salario en especie, con las consiguientes cotizaciones a la Seguridad Social y repercusiones fiscales.
¿Por qué este cambio ahora?
La normativa del IRPF siempre ha establecido que los desplazamientos deben ser reales, necesarios y adecuadamente justificados. Lo que ha cambiado es el criterio de la Inspección respecto a qué se considera una “acreditación suficiente”
En sectores con alta movilidad laboral, están aplicando una supervisión más estricta para verificar:
- La realidad efectiva de cada desplazamiento;
- La identificación clara del empleado involucrado;
- La vinculación directa con la actividad laboral.
Protocolo de actuación inmediato
- Comunica a todos tus empleados esta nueva exigencia documental;
- Informa a tus proveedores habituales (hoteles, restaurantes, agencias) que incluyan el nombre del trabajador en cada factura;
- Refuerza tu archivo documental conservando:
- Órdenes de viaje internas;
- Justificantes del motivo laboral del desplazamiento;
- Comprobantes que respeten los límites cuantitativos legales.
Conclusión práctica
Mantener la exención de las dietas ya no depende solo del concepto del gasto, sino de su trazabilidad individual. Implementar este sistema de facturación nominativa es tu mejor garantía frente a futuras reclamaciones inspectoras.
