Cuando una empresa alcanza o supera los 50 trabajadores en plantilla, adquiere una serie de obligaciones específicas recogidas en la normativa vigente. Estas se suman a los deberes comunes aplicables a todas las empresas, sin importar su tamaño. A continuación, te detallamos las 11 principales obligaciones, diferenciando aquellas que son estrictamente obligatorias de las que dependen de decisiones internas.
REQUISITOS OBLIGATORIOS
1. Reserva de empleo para personas con discapacidad
Las empresas con más de 50 trabajadores deben reservar al menos el 2% de sus puestos para personas con discapacidad (art.42 del Real Decreto Legislativo 1/2013). Esto se traduce en, al menos, un trabajador con discapacidad por cada 50 empleados.
¿A quién se considera trabajador con discapacidad?
- Personas con una discapacidad igual o superior al 33%.
- Titulares de pensiones por incapacidad permanente total, absoluta o gran invalidez.
Si la empresa no puede cumplir con esta obligación, deberá justificarlo. Puede hacerlo mediante:
- Oferta de empleo sin éxito para cubrir el puesto con una persona con discapacidad ( tramitada a través de una oficina de empleo).
- Memoria justificativa de los motivos por lo que no es viable la contratación.
Con esta documentación, el SEPE evaluará y, si procede, autorizará medidas alternativas.
2. Plan de Igualdad
Desde la entrada en vigor del Real Decreto – ley 6/2019, las empresas con más de 50 empleados están obligadas a elaborar, aplicar y registrar un plan de igualdad (art.45.2 de la Ley Orgánica 3/2007). Este plan debe ser inscrito en el REGCON (Registro de Planes de Igualdad).
Además, el plan debe incluir una auditoría salarial, que analice y valore objetivamente todos los puestos de trabajo dentro de la organización.
Importante: No elaborar, aplicar o registrar el plan de igualdad puede considerarse una infracción grave o muy grave, sancionable por la Inspección de Trabajo con multas que oscilan entre 626€ y 187.515€.
3. Registro Retribuido Anual
Todas las empresas están obligadas a realizar un registro con los valores medios de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales de su personal, independientemente del tamaño de la empresa. Este registro debe desglosarse por sexo y distribuirse por grupos profesionales, categorías o puestos de trabajo de igual valor. Este registro debe actualizarse anualmente y si se producen cambios importantes en la empresa, también deberá ser actualizado.
Las personas trabajadoras tienen derecho a acceder a este registro salarial a través de su representación legal. Además, en aquellas empresas con 50 o más empleados, si la diferencia entre las retribuciones de un sexo y otro supera el 25%, la empresa deberá justificar esta discrepancia.
4.- Protocolo de Acoso Laboral
El acoso laboral está considerado como una conducta discriminatoria y está prohibida por la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, junto con otras normativas relacionadas con el acoso sexual, por razón de sexo, identidad u orientación sexual.
Desde la implementación de esta ley, todas las empresas deben contar con un protocolo específico, obligatorio para todas las empresas, sin importar su tamaño, y no se limita a tener un documento, sino que debe ser adecuadamente implantado y difundido. Las empresas que no cumplan con esta obligación pueden enfrentar multas que van desde los 7.501 hasta los 225.018 euros.
Si un caso de acoso llega a los tribunales, la empresa podría enfrentarse a sanciones adicionales si se demuestra que no tenía el protocolo adecuado, si este era insuficiente o no eficiente. Además, la empresa podría ser obligada a indemnizar a la víctima por los daños sufridos. En caso de no cumplir, la empresa también puede perder las ayudas o bonificaciones que esté recibiendo y no podrá solicitarlas en un período de 2 a 6 años.
5. Protocolo de Desconexión Digital
Está regulado por el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos de Carácter Personal y Garantía de los Derechos Digitales. Esta ley establece que los trabajadores tienen derecho a desconectarse digitalmente fuera del horario laboral establecido, con el fin de respetar su tiempo de descanso, permisos, vacaciones e intimidad personal y familiar. Para garantizar este derecho, las empresas deben contar con una política interna que lo regule.
Si una empresa no cuenta con dicho protocolo, pueden enfrentarse a una infracción grave, con multas de hasta 7.000 euros.
6. Acuerdos de Teletrabajo (Obligatorio si se Implantó la Modalidad de teletrabajo)
Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 5/2023, las empresas que utilicen teletrabajo o trabajo a distancia deben formalizar y firmar un acuerdo de teletrabajo con sus empleados.
Para ser considerado teletrabajo, debe existir un mínimo del 30% de la jornada laboral realizado a distancia durante un periodo de 3 meses. Por ejemplo, si un trabajador realiza al menos dos días de teletrabajo a la semana, se considera trabajo a distancia.
El acuerdo de teletrabajo debe especificar varios aspectos, como el tipo de modalidad, la duración, la ubicación, la distribución del tiempo de trabajo, los medios de trabajo, la supervisión, la compensación, las condiciones laborales, los riesgos relacionados con el teletrabajo, la protección de datos y los procedimientos administrativos.
No firmar un acuerdo de teletrabajo puede acarrear sanciones económicas que van desde los 7.500 hasta los 225.000 euros. Además, si se trata de un incumplimiento relacionado con la prevención de riesgos laborales, las sanciones pueden llegar hasta los 983.736 euros.
7. Plan LGTBI
A partir de 2025, las empresas con más de 50 trabajadores deberán cumplir con una nueva obligación: contar con un Plan LGTBI. Esta es una de las principales novedades introducidas por el Real Decreto 1026/2024, aprobado el 8 de octubre, que establece medidas para promover la igualdad y la no discriminación de las personas LGTBI en el ámbito laboral.
El Real Decreto desarrolla el artículo 15.1 de la Ley 4/2023, de 28 de febrero, sobre la igualdad real y efectiva de las personas trans y la garantía de los derechos de las personas LGTBI. Según esta normativa, las empresas deben implementar un conjunto de medidas y recursos que aseguren la igualdad real y efectiva, incluyendo un protocolo específico para abordar el acoso o la violencia.
Es importante destacar que la Ley 4/2023 establece sanciones por infracciones relacionadas con la igualdad de trato y la no discriminación por orientación e identidad sexual, expresión de género o características sexuales. Las multas pueden variar entre 200 y 150.000 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.
REQUISITOS VOLUNTARIOS
8. Protocolo de medios informáticos
También llamado de monitorización, establece un conjunto de reglas sobre el uso de los dispositivos informáticos y móviles proporcionados por la empresa para el desarrollo de la actividad laboral. Este protocolo tiene como objetivos:
- Regular el uso de los dispositivos y equipos electrónicos de la empresa, para garantizar que sean utilizados de manera adecuada y exclusivamente para fines laborales.
- Informar a los trabajadores sobre sus derechos y obligaciones en relación con el uso de estos medios.
- Definir el procedimiento mediante el cual la empresa podrá monitorizar los dispositivos para asegurarse de que no se realicen actividades ilícitas o contrarias a la ética empresarial. En caso de sospecha de infracción, la empresa podría acceder a los dispositivos y, si corresponde, aplicar sanciones disciplinarias.
9. Códigos éticos
Es un conjunto de normas que deben cumplir los trabajadores y que refleja los valores y principios que la empresa considera importante. Este código se establece de forma unilateral por parte de la empresa y regula el comportamiento de los empleados, abordando cuestiones como:
- Responsabilidad
- Profesionalismo
- Confidencialidad
- Independencia
El cumplimiento de estas normas, especialmente si han sido incluidas en el contrato de trabajo, puede llevar a sanciones disciplinarias, incluido el despido si se dan las condiciones de gravedad y culpabilidad.
OBLIGACIONES EN LO RELATIVO A LA REPRESENTACION LEGAL
10. Representación legal de los trabajadores: Comité de Empresa
Los trabajadores tienes derecho a constituir un Comité de Empresas que actúe como su órgano de representación. Las empresas no pueden denegar este derecho. Este comité tiene la función de representar y defender los intereses de los trabajadores ante la dirección de la empresa.
El Comité debe estar compuesto por al menos cinco miembros, y la decisión de su constitución debe ser tomada por los propios trabajadores. Para ello, es necesario convocar elecciones en el centro de trabajo. Además, el Comité tiene derecho a ser consultado e informado por la empresa sobre cuestiones que puedan afectar a los empleados.
11. Comité de Seguridad y Salud (solo en caso de que exista Comité de Empresa)
Una de las obligaciones adicionales para las empresas con más de 50 empleados que ya tengan un Comité de Empresa es la creación del Comité de Seguridad y Salud. Este comité es un órgano paritario, es decir, está compuesto por igual número de representantes de los trabajadores y de la empresa. Su principal función es velar por la salud y la seguridad de los empleados en sus puestos de trabajo.
El Comité de Seguridad y Salud está compuesto por delegados de prevención, que son los representantes de los trabajadores encargados específicamente de la prevención de riesgos laborales, y los representantes de la empresa. Ambos grupos deben estar representados en número igual.
La existencia de este comité es clave para garantizar que la empresa cumpla con sus obligaciones en materia de seguridad y salud laboral, lo que implica la identificación de riesgos, la implementación de medidas preventivas y la supervisión de las condiciones de trabajo.